Systemlösungen

OP-Ertragskontrolle: Erlöse und Kosten transparent analysiert

Der hohe Kostendruck in Kliniken führt zum Einsatz zahlreicher Controllingverfahren. Eine hohe Transparenz schafft dabei die OP-Ertragskontrolle von HARTMANN, die sich als Teilkostenrechnung auf die direkt bei der OP entstehenden Kosten und Erlöse konzentriert und damit andere Methoden wie die häufig eingesetzte Kostenträgerrechnung perfekt ergänzt.

von  der HARTMANN Online-Redaktion

Wenn es in Kliniken und speziell im OP-Bereich um das Thema „Wirtschaftlichkeit“ geht, sind oft zahlreiche Beteiligte mit durchaus unterschiedlichen Blickwinkeln miteinander im Gespräch. Stehen für den Operateur Behandlungen und Operationsmethoden im Mittelpunkt, beschäftigt sich der Controller mit DRG-Ziffern und Erlösformen – und der Einkäufer hat Materialgruppen im Blick.

Alle zusammen stehen sie aber im Spannungsfeld von Wirtschaftlichkeit und Qualität. „Wie lässt sich aus den wirtschaftlichen Zwängen und dem medizinischen Anspruch ein konstruktiver Dialog gestalten, um langfristig den Ertrag zu sichern?“, formuliert Armin Haas, Leiter Service & Business Process Management bei HARTMANN, die Aufgabenstellung der HARTMANN OP-Ertragskontrolle.

Transparenz für alle

Operation am Ohr

Zielsetzung dieser neuen Beratungsleistung ist die Identifikation gewinnträchtiger OPs auf der einen und der Verlustbringer auf der anderen Seite. Mit für alle Beteiligten transparenten Daten schafft sie Ansatzpunkte für eine Optimierung des Portfolios der angebotenen Operationsmethoden, aber auch für das Set- und Sortimentsmanagement, und bildet zudem die Basis für weitere Verbesserungsmöglichkeiten.

In der Praxis startet der Prozess zunächst mit der Festlegung, welche OPs untersucht werden sollen, also z. B. die Top 10 nach Anzahl oder Erlösen, alle OPs einer Abteilung oder solche, die erst seit kurzem durchgeführt werden.

Für jeden Eingriff werden dann in einem zweiten Schritt anhand einer Stückliste die benötigten Materialien und der Personalbedarf ermittelt. Die Software im Hintergrund bewertet diesen Personalbedarf auf Minutenbasis mit entsprechenden Verrechnungspreisen für Operateur, Assistent, Funk­tionsdienst, Arzthelferin oder OP-Hilfe und ermittelt so sämtliche direkt zurechenbare Kosten des Eingriffs im Sinne einer Teilkostenrechnung, ohne Gemeinkosten wie Abschreibung und Betriebskosten für den OP-Saal weiter zu berücksichtigen. Gerade diese Verteilung der Gemeinkosten führt oft zu Diskussionen, ob sie korrekt oder doch eher willkürlich durchgeführt wurde. Eine Konzentration auf die Teilkosten, die konkret bei einer OP angefallen sind, reduziert solche Schwierigkeiten.

Erlöse identifizieren

Stehen nun die Kosten fest, fehlen nur noch die entsprechenden Erlöse. Was aber zunächst trivial klingt, ist in der Praxis extrem komplex und stellt den Analysten vor zwei Herausforderungen:

Zunächst bezahlen die Krankenkassen nicht einzeln für OP und Pflege, für medizinische Behandlung und Unterbringung, sondern nur eine Fallpauschale, quasi „all inclusive“. Für einen exakten Kostenvergleich muss also zunächst der Teil der Erlöse extrahiert werden, der den oben ermittelten Kosten entspricht. Kern der OP-Ertragskontrolle ist daher ein Schlüssel, der aus der Fallpauschale denjenigen Teil identifiziert, der in der Matrix des InEK den Kostenbereich 4 (Abschnitt 1 bis 6b) abdeckt, der inhaltlich den oben ermittelten Teilkosten der OP entspricht. Diese Matrix des InEK, des Instituts für das Entgeltsystem im Krankenhaus, ist zugleich auch die Grundlage für die Berechnung der DRG-Vergütungen.

Zum anderen ist die Vergütung für einen definierten Eingriff nicht immer dieselbe, denn neben der Art des Eingriffs zählen z. B. auch persönliche Merkmale des Patienten wie sein Alter sowie Nebenerkrankungen eine wichtige Rolle bei der Ermittlung der Vergütung. Oder in der Syntax des DRG-Systems gesprochen: mit ICD-Schlüsseln für die Diagnose und OPS-Prozeduren-Schlüsseln für die verschiedenen Eingriffe entstehen mithilfe der Grouper-Software individuelle Fallgruppen und Vergütungen.

Am Beispiel einer laparoskopischen Appendektomie kann das Spektrum für die Vergütung immerhin Unterschiede von bis zu 30 % aufweisen.

Die OP-Ertragskontrolle verwendet daher nicht einen abstrakten Mittelwert z. B. aller deutschen Krankenhäuser, sondern berechnet die Erlöse individuell auf Basis der in der zu untersuchenden Klinik in der Vergangenheit behandelten Patienten, also anhand echter Fallzahlen.

Mit diesen Informationen lassen sich nun Erlöse und Kosten für die zu untersuchenden OPs individuell korrekt und transparent gegenüberstellen. Die Verantwortlichen der Klinik erhalten in einer persönlichen Präsentation eine übersichtliche Darstellung der Situation – sowohl in einer Übersichtstabelle als auch in einer Detailansicht jeder einzelnen OP.

Ergebnisse einer OP-Ertragskontrolle – Beispiel

Übersicht der untersuchten Eingriffe (geordnet nach Ertragssumme)

Übersicht der untersuchten Eingriffe (geordnet nach Ertragssumme)

Eingriff  Fallzahl Erlös
Eingriff 

Gesamt-
erlöse 

Kosten
Eingriff 
Spanne
in % 

Ertrags-
summe 

Knie-TEP zementiert  134  2.623  351.482  2.045  22,0  77.452
Duokopf-
prothese, Hüfte zem.
 32  2.517  80.544  1.231  50,0  41.152
Leistenhernie mit Plastik  89  648  19.313  217  66,5  38.359
Hüft-TEP nicht zementiert  62  2.478  153.636  2.132  14,0  21.452
partielle Resektion Dickdarm  12  1.662  19.944  1.078  35,1  7.008
Implant. Herzschrittmacher  21  1.152  24.192  1.395  -21,1  -5.103
Arthroskopie Plastik Kreuzb.  84  890  74.760  975  -9,6  -7.140
Arthroskopie Refix. Schulter  70  645  45.150  1.632  -153,0  -69.090

In der Übersicht ist auf einen Blick erkennbar, welche OPs besonders ertragsstark sind, welche schwächer und welche sogar Verlustbringer sind. Aber auch die Detailansicht enthält wichtige Informationen, wie z. B. den Anteil der OP-Erlöse an den Gesamterlösen, eine Darstellung der wichtigsten Kostenfaktoren einer OP oder die demographische Zusammensetzung der Patientenstruktur.

Detailansicht einer Eingriffsart

Erlös Gesamt 5.120 € Top 5 Artikel nach Kosten
Erlös OP 2.623 € Artikel 1 578,78
Erlösanteil 35,51 % Artikel 2 555,59
Kosten pro OP 2.045 € Artikel 3 109,79
Ertrag pro OP 578 € Artikel 4 95,20
Spanne 22,0 % Artikel 5 71,69
Fallzahl 130    
Gesamtertrag 77.452 € Geschlecht 35 % m, 65 % w

Interessant ist zudem auch ein Vergleich der eigenen Klinik mit bereits untersuchten Einrichtungen als Benchmark. So können beispielsweise die eigenen Ergebnisse mit dem Durchschnitt oder auch den kostengünstigsten Kliniken verglichen werden.

Alles in allem sind für den gesamten Prozess nur rund sechs Wochen einzuplanen, sodass eine Klinik schnell zu validen Ergebnissen kommt. Insbesondere in Krisensituationen kann dies entscheidend sein.