HARTMANN OP-Kostenrechner

Kostentransparenz schafft Wirtschaftlichkeit im OP

Kapazitäten planen, Abläufe steuern und dokumentieren, Kosten erfassen und abrechnen – die Administration rund um einen ambulanten Eingriff ist oft umfangreicher als die OP selbst. Unterstützung bietet dann als webbasierte Softwarelösung der HARTMANN OP-Kostenrechner.

von  der HARTMANN Online-Redaktion
Leerer Operationssaal
Leere Kasse

Die Einrichtung und der laufende Betrieb eines ambulanten OP-Zentrums oder eines medizinischen Versorgungszentrums sind aufwendig und mit enormen Kosten verbunden.Neben der medizinischen Qualität steht daher auch die Wirtschaftlichkeit im Fokus eines jeden Betreibers. Zwei Szenarien gilt es dabei auf jeden Fall zu vermeiden:

  • Das eine sind leere OP-Säle, wenn also die Auslastung der Räumlichkeiten unter den theoretisch möglichen Kapazitäten liegt. Damit fehlen OPs, die zur Fixkostendeckung beitragen.
  • Zum anderen kann es aber auch die Situation geben, dass trotz einer guten Auslastung die Wirtschaftlichkeit nicht zufriedenstellend und Kostenstrukturen intransparent sind und damit die Wettbewerbsfähigkeit nicht den Vorstellungen entspricht.

Besonders problematisch wird die Situation dann, wenn die Gründe dafür unklar sind. Dann wird es höchste Zeit, ein Tool einzusetzen, das die Prozesse wieder sichtbar macht und durchgängig für alle relevanten Bereiche für Transparenz und damit für hohe Wirtschaftlichkeit sorgt.

Drei große Bereiche stehen dabei im Mittelpunkt:

  • Da wäre zunächst der Bereich der Planung: Wer belegt wann welchen OP-Saal für welchen Eingriff? Wie wird die Auslastung optimiert? Wieviel Personal muss verfügbar sein? Und welche Materialien müssen für die verschiedenen Operateure und Eingriffsarten bereitgestellt werde
  • Im zweiten Schritt gilt es, Daten und Informationen zur OP sauber zu erfassen: Wie lassen sich Patienteninformationen und andere Dokumente ablegen? Und – ganz wichtig – wie hoch war der Ist-Verbrauch an Materialien?
  • Diese Informationen sind dann zuletzt die Grundlage des letzten Schritts: Wie wird schnell und mit wenig Aufwand eine korrekte Abrechnung mit den jeweiligen Partnern, also z. B. dem externen Operateur, erstellt? Und wie stellt dies eine umfassende Vergütung aller Aufwendungen sicher?

Genau dieser Aufgabe widmet sich der HARTMANN OP-Kostenrechner. Er begleitet den Betreiber eines OP-Zentrums in allen Prozessschritten.

Einfach in Zugriff und Benutzung

Wichtig ist dabei, dass solch ein System nach einer mit einem überschaubaren Aufwand verbundenen Ersteinrichtung für alle Beteiligten einfach zu benutzen ist. Und das sind in einem ambulanten OP-Zentrum ja durchaus einige: der Betreiber und seine Anästhesisten auf der einen sowie die externen Fachärzte, die die Räume für Operationen nutzen, auf der anderen Seite. Zudem sind auf beiden Seiten auch noch Assistenzpersonal und Mitarbeiter in der Verwaltung einzubinden.

Die perfekte Lösung dafür ist ein webbasiertes System wie der HARTMANN OP-Kostenrechner. Der Zugriff ist für alle Beteiligten einfach per Webbrowser von überall her möglich. Und zugleich sind alle Daten zentral an einem Ort gespeichert, sodass jederzeit sichergestellt ist, dass mit aktuellen Informationen gearbeitet wird.Die Daten sind dabei nach höchsten Standards auf dem HARTMANN-Server gespeichert, sodass auch sensible Informationen sicher aufgehoben sind.

Die Bedienung ist dabei einfacher als erwartet. Schon bei der ersten Einrichtung werden die Nutzer von einem Team erfahrener HARTMANN Mitarbeiter umfassend unterstützt. Es analysiert gemeinsam mit dem Betreiber die Gegebenheiten vor Ort und erfasst dann die Stammdaten im System. Dazu zählen z. B. die OP-Säle inklusive der grundsätzlich verfügbaren Nutzungszeiten, aber auch die Benutzer, also die internen Mitarbeiter und die externen Operateure.

Alle Benutzer lassen sich dabei bestimmten Rollen zuordnen. Ein detailliertes Rollenkonzept regelt dann, wer welche Funktionen nutzen darf. So wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer bestimmte Aktionen auslösen können. Alle in diesem Schritt erfassten Basisdaten können vom Administrator natürlich jederzeit selbst geändert und ergänzt werden.

OPs detailliert und individuell definiert

Individualität ist auch das Stichwort beim zweiten Teil der Einrichtung. Denn nun werden mit den externen Operateuren deren OPs besprochen und im System hinterlegt. Zum einen lassen sich hier die individuellen Soll-Zeiten definieren, also wie lange die Rüstzeiten und die eigentlichen OP-Zeiten sind. Diese Sollzeiten definieren später bei der Buchung durch den Arzt die im Terminkalender zu blockende Zeit.

Gleiches gilt für die Materialstückliste, die für jeden Operateur und jeden Eingriff individuell festgelegt wird. Damit dies schnell vonstattengeht, existiert im OP-Kostenrechner ein Warenkorb mit allen verfügbaren Produkten, der auf einem persönlichen Warenkorb aus dem HARTMANN Bestands- und Bestellmanagement basiert, selbstverständlich aber auch durch selbst definierte Produkte ergänzt werden kann.

Alle Schritte auf einen Blick

Mit diesen beiden Punkten sind die Vorarbeiten brreits beendet und das OP-Planungstool kann „online“ gehen. Vier große Aufgabenbereiche werden nun durch den HARTMANN OP-Kostenrechner abgedeckt:

Belegung effizient planen

Schwester vor PC

Alle internen und externen Operateure können jetzt sofort damit beginnen, OP-Säle für ihre Eingriffe zu buchen. Sie melden sich dazu beim HARTMANN OP-Kostenrechner online an und sehen schon auf dem Startbildschirm die Kalenderansicht der laufenden Woche in einer übersichtlichen Darstellung. Hier wählen sie den gewünschten OP aus und sehen dann auf einen Blick die freien Zeiten, die sich wiederum mit einem Klick buchen lassen.

In diesem „Slot“ genannten Buchungsabschnitt werden nun die Patienten angelegt. Dabei werden alle relevanten Informationen erfasst: von Alter und Versicherungstyp über Eingriffsart und Nebendiagnosen bis zu den gewünschten Mitarbeitern für die OP. Auf Basis der individuellen Zeitdefinition für den Eingriff und den Operateur wird dann die benötigte Zeit geblockt. Als dritte Funktion lassen sich zudem auch die Termine für Prämedikationsgespräche in dieser Übersicht buchen.

Der Betreiber hat mit dem OP-Kostenrechner jederzeit eine übersichtliche Darstellung der Auslastung all seiner OP-Säle ohne die Gefahr von Doppelbelegungen. Und zugleich können die externen Operateure ohne aufwendige Telefonate und Rückfragen schnell ihre Slots buchen, ohne dabei wertvolle Personalressourcen bei Ihnen zu binden.

Alle Prozessschritte im Griff

Von der Buchung bis zur Abrechnung gilt es, zahlreiche Prozessschritte zu durchlaufen. Und das mit einer großen Zahl an Beteiligten. Der HARTMANN OP-Kostenrechner startet daher nach der Erfassung einer OP automatisch einen umfassenden Workflow, der alle weiteren Schritte begleitet.

Dazu zählt beispielsweise die Information des Operateurs durch den Anästhesisten, der mit dem Patienten zuvor ein Prämedikationsgespräch durchgeführt hatte. In der Praxis werden dazu E-Mail-Benachrichtigungslisten verwendet, die zugleich sicherstellen, dass alle Gespräche im System protokolliert werden. Damit sind alle Beteiligten jederzeit auf dem aktuellen Stand.

Der OP-Kostenrechner bietet aber noch weitere Unterstützung, denn die Anwender können auch Dokumente hochladen, wie beispielsweise Illustrationen, wie der OP-Saal genau bestückt sein soll, oder nützliche Formulare. Bevorzugt kommen dabei PDFs, TIFFs oder JPEGs zum Einsatz.

IST-Daten zeitnah erfasst

Operation

Nun ist alles für die OP vorbereitet. Es kann losgehen – und auch jetzt leistet der OP-Kostenrechner wertvolle Dienste. Denn er dient während des Eingriffs mit seiner Monitorfunktion dazu, die IST-Zeiten exakt zu erfassen, wie viel Zeit also für welchen Teilabschnitt der OP benötigt wird.

Außer als „Zeitmesser“ dient der OP-Kostenrechner auch zur Erfassung des tatsächlichen Materialverbrauchs. Er wird in übersichtliche Erfassungsmasken eingegeben, die auf den definierten Materialstücklisten basieren.

Beide Funktionen zusammen stellen schließlich sicher, dass alle relevanten Kosten einer OP exakt und detailliert erfasst werden. Nur so können sie dem Operateur und dem Patienten zugeordnet werden, um eine vollständige Abrechnung sicherzustellen.

Abrechnung mit einem Klick

Denn jetzt geht es nach Abschluss der OP an die Erstellung aller erforderlichen Rechnungen. Dabei sind keine manuellen Eingaben mehr notwendig, denn die gesamten Sachkosten – sie bestehen z. B. aus den Materialkosten, optionalen Personalkosten sowie den Raumkosten – wurden ja bereits erfasst. Außerdem sind alle Daten zum Operateur, zum Anästhesisten sowie zum Patienten und zum Eingriff im OP-Kostenrechner gespeichert. Die Verwaltung muss also nichts mehr von Hand zusammentragen, sondern kann mit einem Klick die Abrechnung starten:

  • Sie stellt für die Sachkosten eine Rechnung an den Operateur.
  • Dabei lassen sich auch Zusatzinformationen mit auf der Rechnung ausgeben.
  • Für Sprechstundenbedarf (SSB) und Praxisbedarf (PXB) können individuelle Einstellungen vorgenommen werden, sodass eine saubere Trennung erfolgt.


Transparenz und Wirtschaftlichkeit auf einen BLick

Mit seinen umfassenden Funktionen und der einfachen Bedienung bietet der HARTMANN OP-Kostenrechner also zahlreiche Vorteile:

  • Er integriert alle relevanten Funktionen in einem einzigen System.
  • Die Auslastung der OP-Säle wird durch die einfache Buchung und die übersichtliche Darstellung optimiert.
  • Alle relevanten Kosten werden transparent dargestellt …
  •  … und korrekt jedem Operateur und Patienten zugeordnet.
  • Damit lassen sich Rechnungen einfach mit einem Mausklick erstellen.
  • Zugleich steht eine solide Datenbasis für das Controlling einschließlich interner und externer Benchmarks zur Verfügung.
  • Und all dies geschieht in einem kostengünstigen System, das zudem durch die Online-Einbindung aller Beteiligten deutliche Einsparungen an Prozesskosten ermöglicht.

HARTMANN als kompetenter Partner

Sieht man sich die Vielzahl der Aufgaben und Funktionen beim OP-Management an, wird schnell deutlich, dass die Optimierung dieser komplexen Prozesse keine einfache Aufgabe darstellt – und der richtige Partner dafür benötigt wird. Ganz wichtig ist dabei nicht zuletzt die notwendige logistische und informationstechnische Kompetenz und Erfahrung, wie sie HARTMANN seit über 20 Jahren mit zahlreichen im Rahmen der Systempartnerschaft realisierten Projekten vorweisen kann.

So ist der OP-Kostenrechner bereits in zahlreichen ambulanten OP-Zentren und medizinischen Versorgungszentren im Einsatz. Und das mit großem Erfolg, wie die Rückmeldungen der Anwender beweisen.

Für weitere Informationen steht Ihnen Ihr HARTMANN Außendienstmitarbeiter gerne zur Verfügung.