Avis de confidentialité à l’attention des clients

Partie responsable :
N.V. Paul HARTMANN S.A.
Avenue Paul Hartmann, 1
B-1480 SAINTES
Phone: +32 (0)2/391 44 44
Fax: +32 (0)2/391 44 45
E-Mail: info@hartmann.be

Contacter le Service de protection des données :
N.V. Paul HARTMANN S.A.
DPO
Avenue Paul Hartmann, 1
B-1480 SAINTES
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Nous traitons vos données à caractère personnel en vertu des dispositions du RGPD, de la loi belge sur la protection des données et d’autres réglementations de protection des données applicables Vous trouverez des informations plus détaillées à ce sujet ci-dessous.

2.1 Finalités dans le contexte de mesures précontractuelles/contractuelles (voir Art. 6 (1) b du RGPD)

Nous traitons vos données à caractère personnel spécifiquement pour les finalités suivantes :

• mise en œuvre des processus d’inscription ;
• exécution d’obligations contractuelles et de services, adhésions ;
• exécution de paiements ;
• livraison de produits et services commandés par contrat ;
• demander le statut des commandes terminées ;
• transfert de vos coordonnées aux entreprises de logistique en vue de la livraison et de la collecte de marchandises ;
• transfert de données de facturation vers des centres de facturation et des unités de frais ;
• transfert vers des sociétés du groupe à des fins administratives internes ;
• envoi d’informations intéressantes sur les produits et promotions (dans certains cas, également suite à l’envoi préalable d’articles gratuits) ;
• transférer vos données à des fabricants, fournisseurs et prestataires de services pour des produits per-sonnalisés, ainsi que pour des instructions et la maintenance du produit ;
• diligence légitime vis-à-vis de partenaires commerciaux ;
• enquêtes de satisfaction des clients (dans certains cas également suite à l’envoi préalable d’échantillons gratuits, à évaluer) ;
• envoi de cartes de Noël et d’anniversaire ;
• rappels de relations commerciales ;
• consultation ou contact après foires commerciales, etc. ;
• obtention d’informations de capacité financière.
• Garantir la sécurité des produits ;
• Gestion des réclamations dans le cadre de la gestion de la qualité de l'entreprise
  

2.2 Finalités dans le contexte de nos intérêts légitimes ou de ceux de tiers (Art. 6 (1) du RGPD)

Nous traitons vous données à caractère personnel lorsqu’il est nécessaire de protéger nos intérêts légiti-mes ou ceux de tiers, dans la mesure où aucun intérêt prépondérant vous concernant (y compris droits et libertés fondamentaux) ne plaide en défaveur d’un tel traitement. Nos intérêts en la matière peuvent être, notamment :

• évaluations statistiques pour la direction d’entreprise ;
• transfert de données vers des sociétés de notre groupe à des fins administratives internes ;
• enquête de satisfaction des clients ;
• mesures de marketing direct ;
• envoi de cartes de Noël et d’anniversaire ;
• rappels de relations commerciales ;
• consultation ou contact après foires commerciales, etc. ;
• informations exclusives destinées aux clients concernant les produits et contenus publicitaires ;
• cours de formation sur les produits ;
• mesures de contrôle et d’optimisation des processus commerciaux ;
• mesures de développement approfondi des services et produits ;
• test et optimisation des procédures d’analyse de demande ;
• comparaison avec les listes de sanctions internationales européennes et autres dans le cadre de notre programme de conformité afin d’identifier des données critiques (vérification), dans la mesure où cela dépasse les obligations légales. La comparaison dépend en grande partie du sujet en question et des circonstances particulières, par exemple la prévision des risques et la pertinence d’une activité don-née du point de vue de la sécurité
• amélioration de nos données, par exemple via l’utilisation ou l’exploitation de données publiquement disponibles, dans la mesure du nécessaire ;
• analyses comparatives
• Dépôt d’une plainte et défense en cas de litige juridique qui ne serait pas directement imputable à la relation contractuelle ;
• sécurité du bâtiment et du site, sécuriser et exercer le droit d’accès au bâtiment en prenant les me-sures qui s’imposent (par exemple contrôles des accès), dont, si nécessaire, la vidéosurveillance, pour protéger les tiers et nos employés et pour éviter les infractions criminelles et disposer de preuves en cas d’enquête sur d’éventuelles infractions criminelles, dans la mesure où cela dépasse les obligations générales en matière ;
• développement approfondi des systèmes et processus existants ;
• enquêtes internes et externes, contrôles de sécurité, publications ;
• Obtention et maintien de certifications de nature privée ou officielle.
• Garantir la sécurité des produits ;
• Gestion des plaintes dans le cadre de la gestion de la qualité de l'entreprise ;
• Mise en œuvre d'un système de lancement d’alertes.
  

2.3 Finalités dans le cadre de votre consentement (Art. 6 (1) a et Art. 9 (2) du RGPD)Autorisation/tutelle légale

Vos données à caractère personnel peuvent également être traitées pour certaines finalités sur la base de votre consentement. Cela peut inclure, pour nous en qualité de prestataire de services, spécifiquement le traitement de vos données de santé à des fins de consultance (par exemple dans le contexte d’un entretien téléphonique) et la fourniture ou la livraison de nos produits et, le cas échéant, d’aide médicale. Dans ce contexte, nous traitons, entre autres, des informations sur les ordonnances (que vous nous avez transfé-rées ou que vous avez transférées sur votre compte) de remèdes et médicaments, ainsi que des informa-tions (que vous nous avez données dans le cadre d’un appel téléphonique ou via votre compte) s’inscrivant dans le recueil de formulaires sur les antécédents médicaux en matière d’incontinence, d’indication, de profil de continence, de degré de soins, etc.

Si vous êtes autorisé, par exemple en tant que parent, ou désigné, en particulier en tant que tuteur légal, et que vous agissez pour le client dans le cadre des objectifs susmentionnés (conseils, soins ou livraison de nos produits), nous traitons vos données personnelles pour la fourniture de services sur la base de nos intérêts légitimes (voir le point 2.2 ci-dessus concernant l'intérêt légitime) ou, le cas échéant, pour respecter les exigences légales (voir le point 2.4 ci-dessous concernant le respect des exigences légales).

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. En principe, le retrait du consentement, à tout moment, n’est valide que pour l’avenir. Tout traitement ayant eu lieu avant le retrait du consentement ne sera pas concerné et demeurera légal. Cela signifie, par exemple, que tout traitement de vos données de santé, notamment pour les finalités sus-mentionnées, datant d’avant le retrait de votre consentement demeure valide.

À tous les autres égards, vous n’êtes en effet pas obligé(e) d’accorder votre consentement et si vous refu-sez d’accorder votre consentement, vous ne ferez l’objet d’aucun désavantage juridique.

2.4 Finalités visant au respect des obligations légales (voir Art. 6 (1) c du RGPD ou finalités relevant de l’intérêt public (voir Art. 6 (1) e du RGPD) et en vertu de l’Art. 9 (2) e) et i du RGPD.

Comme tout intervenant du processus économique, nous sommes liés à toute une série d’obligations lé-gales. Il s’agit essentiellement d’obligations légales (par exemple en vertu de la loi belge relative à la partici-pation et à la cogestion, du Code belge de la sécurité sociale, ainsi qu’aux lois commerciales et fiscales belges), mais il peut aussi s’agir, le cas échéant, d’obligations réglementaires ou autres obligations officielles (par exemple les assurances de responsabilité civile de l’employeur). Les finalités de traitement peuvent in-clure, notamment, la facturation de services aux assurances de santé publique, la gestion de la pharmacovi-gilance (voir également ici l’avis de confidentialité de Bode Chemie GmbH),garantir la sécurité des produits (ce qui inclut également une gestion appropriée des plaintes) dans le cadre d'une gestion adéquate de la qualité (en particulier dans le cadre du règlement de l'UE sur les dispositifs médicaux), la vérification de l’identité et de l’âge, ainsi que la prévention des fraudes et du blanchiment d’argent (par exemple comparaison avec les lois anti-terrorisme européennes et internationales). En outre, la divulgation de données à caractère per-sonnel peut s’avérer nécessaire dans le cadre de mesures officielles/judiciaires, afin de rassembler des preuves, de poursuites pénales ou encore de poursuites relevant du droit civil.

Si nous traitons des données relatives à la santé que vous avez manifestement rendues publiques (ou d'autres catégories particulières de données à caractère personnel), le traitement est effectué sur la base de l'art. 9 para. 2 lit. e) RGPD

Dans la mesure nécessaire à la décision d’établissement d’une relation contractuelle avec vous, nous trai-tons, en plus des données à caractère personnel que vous nous communiquez directement, toute donnée à caractère personnel légalement obtenue via des tiers (voir Art. 14 du RGPD).

Nous traitons spécifiquement les catégories suivantes de données :

• données d’inventaire (par exemple civilité, nom et prénom, adresse postale, pays, adresse de la socié-té, date de naissance, capacité juridique, secteur d’activité) ;
• coordonnées (par exemple adresse électronique, numéro de téléphone fixe/GSM, numéro de fax) ;
• données de contenu (par exemple formulaire de contact par saisie de texte, photographies, vidéos) ;
• données de contrat (par exemple objet du contrat, durée, catégorie de client, nom d’utilisateur), spéci-fiquement pour le respect de nos obligations contractuelles et l’exécution des services, conformément à l’Art. 6 § 1 lit. b du RGPD, pour la mise en œuvre de mesures marketing sur la base de nos intérêts lé-gitimes, conformément à l’Art. 6 § 1 lit. f du RGPD et sur la base de votre consentement, conformément à l’Art.6 § 1 lit. a du RGPD (par exemple dans le contexte d’enquêtes de satisfaction des clients ;
• données de paiement (par exemple, coordonnées bancaires, données du compte, données de la carte de crédit, historique des paiements) ;
• données de santé (par exemple situation de handicap sévère, état physique général, diagnostic).

Nous traitons uniquement vos données à caractère personnel au sein de la société. Au sein de notre société, les différents départements et unités internes reçoivent vos données à caractère personnel uni-quement dans la mesure où ils en ont besoin pour atteindre la finalité du traitement. Les destinataires in-ternes des données sont obligés, dans tous les cas, d’utiliser les données à caractère personnel uniquement dans la mesure susmentionnée.

Si nous transférons vos données à caractère personnel à d’autres personnes, sociétés ou autres tiers (par exemple mutuelle, les prestataires de services de facturation et de paiement, les prestataires de services d'expédition, les agences) ou si nous leur octroyons l’accès aux données à caractère personnel, cela se fera uni-quement sur la base d’une autorisation juridique. Si nous recourons aux services de tiers pour le traitement des données à caractère personnel sur la base d’un « contrat de traitement de données » et que nous nous assurons par ce biais, entre autres, les pouvoirs nécessaires d’influence ou de contrôle du traitement et de l’utilisation des données à caractère personnel, cela se fait en vertu de l’Art. 28 du RGPD. Nous demeurons néanmoins responsables envers vous de la légalité du traitement des données.

We process or store your personal data in principle for the duration of the contractual relationship.

The above information on deletion does not apply if, among other things, legally prescribed retention periods prevent immediate deletion (cf. Art. 17 (3) GDPR) and/or a further case of Art. 17 (3) GDPR exists and/or a new purpose justifies further processing.

Incorrect and/or incomplete data will be deleted or - if possible - corrected immediately in accordance with Art. 5 (1) d GDPR.

Dans la mesure du possible, nous traiterons vos données à caractère personnel uniquement sur le terri-toire de la Belgique ou dans un autre état membre de l’Union européenne ou dans un autre état signataire de l’accord de l’Espace économique européen. Toutefois, si le traitement, et donc le transfert, de vos don-nées à caractère personnel dans des pays tiers (par exemple aux États-Unis) est nécessaire, en particulier en lien avec la sous-traitance du traitement par des prestataires, nous nous assurerons que les obligations juridiques spécifiques à de telles opérations de traitement sont respectées et, par conséquent, qu’un ni-veau de protection des données adéquat est garanti dans le pays tiers en question. Cette disposition pré-voit, notamment, de vérifier si la Commission européenne a déterminé qu’un niveau de protection adéquat est assuré dans un pays tiers (voir Art. 45 du RGPD) ou si des garanties adaptées ou adéquates (par exemple clauses contractuelles types) sont en place et que l’exercice de vos droits est garanti, ainsi que si des me-sures techniques et organisationnelles suffisantes sont en place pour protéger vos données à caractère personnel.

Vous pourrez obtenir des informations sur les garanties appropriées ou adéquates, ainsi que comment et où en obtenir un exemplaire, sur demande auprès du département de Protection des données, via les ca-naux de communication renseignés dans le présent Avis de confidentialité.

• Vous êtes en droit de retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel en vertu de l’Art. 7 (3) du RGPD à tout moment, avec effet dans le futur. Tout traitement ayant eu lieu avant le retrait du consentement demeure légal.
• Conformément à l’Art. 15 du RGPD, vous pouvez demander des informations sur vos données à cara-ctère personnel traitées par nous.
• Conformément à l’article Art. 16 du RGPD, vous pouvez exiger la correction immédiate des données à caractère personnel incorrectes ou incomplètes que nous stockons.
• Conformément à l’Art. 17 du RGPD, vous pouvez demander la suppression de vos données à caractère personnel stockées par nous en vertu des dispositions dudit article, sauf si des périodes de conserva-tion juridiquement imposées empêchent la suppression immédiate (voir Art. 17 (3) du RGPD) et/ou en cas d’autre élément de l’Art. 17 (3) du RGPD et/ou une nouvelle finalité justifie la poursuite du traite-ment.
• Conformément à l’Art. 18 (1) du RGPD, vous pouvez demander la restriction du traitement de vos don-nées si une ou plusieurs dispositions de l’Art. 18 (1) du RGPD (a) à (d) sont satisfaites.
• Conformément à l’Art. 20 (1) du RGPD, vous pouvez recevoir les données à caractère personnel trai-tées par nous en un format structuré, courant et lisible sur ordinateur et transmettre ces données à ca-ractère personnel à une autre personne responsable sans que nous nous y opposions.
• En outre, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel conformé-ment à l’Art. 21 (1) du RGPD. En cas d’opposition, nous mettrons un terme au traitement de vos don-nées à caractère personnel. Toutefois, le droit d’opposition s’applique uniquement en cas de survenue de circonstances particulières dans votre situation personnelle. En outre, des raisons impérieuses, dignes de préservation, plaidant en faveur du traitement peuvent prévaloir. De plus, certaines finalités de traitement peuvent entrer en conflit avec votre droit d’opposition.
• En vertu de l’Article 21 (2) du RGPD, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel aux fins de marketing direct à tout moment et sans conditions particulières. Cette disposition s’applique également au profilage, dans la mesure où il s’inscrit dans le contexte du marketing direct. En cas d’opposition de votre part, vos données à caractère personnel ne seront dès lors plus traitées pour ces finalités (voir Art. 21 (3) du RGPD).
• Sans prejudice des autres recours administratifs ou judiciaires, vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de supervision compétente (voir l’Art. 77 du RGPD) si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel enfreint les dispositions de pro-tection des données. Dans un tel contexte, nous vous demandons toutefois d’adresser au préalable toute réclamation aux coordonnées renseignées à la section 1 ci-dessus.
  

Vous ne devez nous fournir que les données à caractère personnel requises pour l’établissement, l’exécution et la résiliation de la relation contractuelle ou dont nous avons besoin de manière générale pour l’exécution de nos services, ou que nous sommes légalement tenus de recueillir (par exemple pour fournir des preuves aux autorités). Sans ces données à caractère personnel, nous ne seront globalement pas en mesure de mettre en œuvre la relation contractuelle ni de fournir nos services. Cette disposition peut également s’appliquer aux données à caractère personnel qui seront nécessaires ultérieurement dans le cadre de la relation contractuelle ou de la fourniture de services. Les cases marquées d’un astérisque (*) dans nos formulaires sont obligatoires. Si nous vous demandons des données à caractère personnel supplémentaires, ces informations nous seront tou-jours communiquées de plein gré.

Conformément à l’Art. 22 du RGPD, nous n’utilisons pas de procédures décisionnelles automatisées. Si nous utilisons néanmoins un telle procédure, dans certains cas individuels dans l’avenir, nous vous en informe-rons séparément, si la loi l’exige.