Datenschutzinformation
Bewerber / Kandidaten (m/w/d)

Verantwortlicher:
PAUL HARTMANN AG
Paul-Hartmann-Straße 12
89522 Heidenheim
Telefon: +49-7321-36-0
Fax: +49-7321-36-3636
E-Mail: info@hartmann.info

Kontaktdaten Datenschutz:
PAUL HARTMANN AG
Abteilung DPM / Datenschutzbeauftragter
Paul-Hartmann-Straße 12
89522 Heidenheim
E-Mail datenschutz@hartmann.info

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DS-GVO, dem BDSG sowie weiteren anwendbaren Datenschutzvorschriften. Details finden Sie unter nachfolgenden Ausführungen.

2.1 Kandidatenprofil

Vor der Bewerbung auf eine offene Vakanz, der Aufnahme in unserem Talentpool, etc. ist es erforderlich, dass Sie Ihr eigenes Kandidatenprofil anlegen. Dieses wird für uns erst sichtbar, sobald Sie sich auf eine offene Vakanz bewerben. Änderungen bzw. Ergänzungen rund um Ihr Kandidatenprofil können Sie jederzeit selbst vornehmen.

2.2 Zwecke im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, Art. 9 Abs. 2 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 und 3 BDSG)

Der vorliegende Datenschutzhinweis erfolgt im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen und zur Abwicklung desselben. Hierzu kann auch die Durchführung eines Assessments gehören, wozu insbesondere auch die Erstellung eines Persönlichkeitsprofils im Rahmen eines Persönlichkeitstests zählt. Die Auswertung beim Persönlichkeitstest erfolgt zunächst automatisiert, wird aber sodann inhaltlich noch von den jeweils am Bewerbungsprozess beteiligten Personen geprüft. Die Auswertung kann nach der inhaltlichen Überprüfung in die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen einfließen. Die Auswertung wird Ihnen persönlich übergeben. Ist eine persönliche Übergabe nicht möglich, wird sie Ihnen per Post zugesandt oder aber auf digitalem Wege zur Verfügung gestellt. Selbstverständlich werden wir die Zurverfügungstellung auf digitalem Wege bestmöglich – nach dem Stand der Technik – absichern. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch von Mitarbeitern verschiedener Fachabteilungen im In- und Ausland eingesehen, jedoch nur, soweit dies – wie gesagt – zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen dient.

Es kann im Einzelfall auch zu einer Verarbeitung von Videoübertragungsdaten von Ihnen im Rahmen eines Videointerviews kommen. Hiervon erfasst sind jedoch keine Videoaufnahmen. Diese werden im Einzelfall nur mit Ihrer Einwilligung angefertigt (vgl. unten Nr. 2.4).

2.3 Zwecke im Rahmen von berechtigten Interessen von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren, soweit keine überwiegenden Interessen Ihrerseits (auch Grundrechte und Grundfreiheiten) gegen eine entsprechende Verarbeitung sprechen. Unsere zweckgerichteten Interessen können insbesondere sein:

• Interne Verwaltungszwecke;
• Statistische Auswertungen zur Unternehmenssteuerung;
• Maßnahmen zur Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen;
• Maßnahmen zur Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten;
• Kenntlichmachung von geworbenen Mitarbeitern zur Ausschüttung Prämie;
• Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse;
• Abgleich mit nationalen sowie europäischen und anderen internationalen Sanktionslisten im Rahmen unseres Compliance-Programms zur Bestimmung kritischer Daten (Screening), soweit über die gesetzlichen Verpflichtungen hinausgehend. Der Abgleich hängt maßgeblich vom Betroffenen selbst sowie von den Umständen des Einzelfalles ab, also von der Risikoprognose und der Sicherheitsrelevanz der konkreten Tätigkeit;
• Anreicherung unserer Daten, u.a. durch Nutzung oder der Recherche öffentlich zugänglicher Daten soweit erforderlich;
• Active Sourcing (Direktansprache von Kandidaten);
• Benchmarking (insbesondere Abgleich Einstellungszahlen der Ländern sowie jeweilige Einstellungsdauer. Das Benchmarking erfolgt anonymisiert);
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, die nicht unmittelbar dem Vertragsverhältnis zuzuordnen sind;
• Gebäude- und Anlagensicherheit, Sicherstellung und Wahrnehmung des Hausrechts durch entsprechende Maßnahmen (z. B. Zutrittskontrollen) wie auch ggf. durch Videoüberwachungen zum Schutz von Dritten und unseren Mitarbeitern sowie zur Verhinderung von Straftaten und zur Sicherung von Beweismitteln zur Aufklärung von Straftaten, soweit über die allgemeinen Sorgfaltspflichten hinausgehend;
• Weiterentwicklung bestehender Systeme und Prozesse;
• Durchführung von (Mitarbeiter-)Empfehlungsprogrammen, wobei insbesondere auch der Status des Bewerbungsprozesses für den Empfehlenden einsehbar sein kann;
• Interne und externe Untersuchungen, Sicherheitsüberprüfungen;
• Erlangung und Aufrechterhaltung von Bescheinigungen privater oder offizieller Art für interne Verwaltungszwecke;
• Implementierung und Nutzung eines Hinweisgebersystems.

2.4 Zwecke im Rahmen Ihrer Einwilligung (u.a. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten – jeweils nur auf Basis Ihrer Einwilligung – insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Im Rahmen einer aktiven Bewerbung zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses, soweit eine Verarbeitung nicht schon auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, Art. 9 Abs. 2 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 und 3 BDSG gestützt werden kann;
• Nachbesetzung wieder frei gewordener Vakanzen, auf die Sie sich ursprünglich beworben haben, sowie für weltweit offene Vakanzen inkl. der Aufnahme in einen Talentpool, auf den auch Konzerngesellschaften der PAUL HARTMANN AG im In- und Ausland Zugriff haben. Im letztgenannten Fall werden wir bei Vorliegen einer entsprechenden offenen Vakanz über die bei uns hinterlegte E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer mit Ihnen Kontakt aufnehmen;
• Mitteilungen in Form von „Job-Alerts“. Als Basis für diese Mitteilungen dient Ihre Bewerbung auf eine konkrete offene Vakanz, in deren Zusammenhang Sie auch Ihr Kandidatenprofil erstellt haben. Die konkrete Bezeichnung der offenen Vakanz, auf die Sie sich beworben haben, dient hierbei als Stichwort. Sie können jederzeit einzelne „Job-Alerts“ hinzufügen oder löschen;
• Mitteilungen zu Karriere-Möglichkeiten. Hierbei werden Sie bei zugeschnittenen Marketingkampagnen – die systemseitig generiert werden – berücksichtigt, sofern Sie zugleich in unserem Talentpool sichtbar sind. Solche Marketingkampagnen können sich z.B. auf aktuelle Job-Messen beziehen, wo Sie weitere Informationen zu Karriere-Möglichkeiten erhalten;
• Active Sourcing – Direktansprache, gerichtet an Sie als Kandidaten;
• Videoaufnahmen im Zusammenhang mit Videointerviews.

Sie sind zur Erteilung einer Einwilligung nicht verpflichtet und Ihnen entstehen aus der Verweigerrung einer Einwilligung keine rechtlichen Nachteile. Eine erteilte Einwilligung können Sie uns gegenüber jederzeit im Kandidatenprofil oder unter Verwendung der oben unter Nr. 1 genannten Kontaktdaten des Datenschutzes widerrufen. Grundsätzlich gilt, dass der Widerruf einer Einwilligung erst für die Zukunftwirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.

2.5 Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO)

Wie jeder, der sich am Wirtschaftsgeschehen beteiligt, unterliegen auch wir einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (z.B. Betriebsverfassungsgesetz, Sozialgesetzbuch, Handels- und Steuergesetze, Abgabenordnung), aber auch ggf. aufsichtsrechtliche oder andere behördliche Vorgaben (z.B. Berufsgenossenschaft). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf. die Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention (z.B. Abgleiche mit europäischen und internationalen Antiterrorlisten), das betriebliche Gesundheitsmanagement und die Gewährleistung der Arbeitssicherheit. Darüber hinaus kann die Offenlegung von personenbezogenen Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder der Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.

Soweit es für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist, verarbeiten wir neben den von Ihnen unmittelbar erhaltenen personenbezogenen Daten zusätzlich ggf. rechtmäßig erhaltene personenbezogene Daten von Dritten (vgl. Art. 14 DSGVO). Dies können von externen Dienstleistern wie Headhuntern, Datenlieferanten, Berufsnetzwerk-Betreibern oder Betreibern von sozialen Netzwerken (z.B. LinkedIn, Xing, etc.) erhaltene personenbezogene Daten sein.

Relevante personenbezogenen Daten können sein:

Vor- und Nachname, ggf. Geburtsname, Geschlecht, Wohnanschrift, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Geburtsort, Nationalität, Religionszugehörigkeit, Familienstand, Tätigkeitsbeschreibung, berufliche Kontaktdaten, Beginn / Ende der Tätigkeit, Bildungsstand (Schule, Studium, Ausbildung etc.) und berufliche Entwicklung, Titel, Aufenthaltserlaubnis / Arbeitserlaubnis sowie deren Gültigkeitsdauer, Daten aus Ausweisdokument, Qualifikationen (Führerschein, Ersthelfer, Fremdsprachenkenntnisse etc.), Statusangaben (hauptsächlich Schüler oder Student), Angaben über Zeugnisse und Qualifikationen, Schwerbehinderung (z.B. für Urlaubsanspruch oder Arbeitsplatzbeschreibung), Ehrenamt / aktive Mitgliedschaft in einem Verein (Sport etc.), Angabe über vorherige Beschäftigungsverhältnisse, Vorstrafen (z.B. für sicherheitsrelevante Funktionen), Fotos, Bankdaten (z.B. für Reisekostenabrechnungen).

Wie verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grds. nur unternehmensintern. Innerhalb unseres Hauses erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten (wie z.B. Personalabteilung und Fachabteilung) Ihre personenbezogenen Daten, soweit sie diese zur Erfüllung des Zweckes und im Rahmen der Bearbeitung benötigen. Interne Datenempfänger werden jeweils dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten nur im vorgenannten Umfang zu nutzen.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten an andere Personen und Unternehmen (Dritte), wie z.B. an Dienstleister, die unsere Recruiting-Services bereitstellen oder uns zumindest bei der Bereitstellung unterstützen, übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die personenbezogenen Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis. Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen und uns dadurch u.a. die erforderlichen Einfluss- bzw. Kontrollbefugnisse hinsichtlich der Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten sichern, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DS-GVO. Wir bleiben gegenüber Ihnen jedoch für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung verantwortlich.

Zunächst weisen wir darauf hin, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht löschen, sondern anonymisieren. Nach Durchführung des Anonymisierungsprozesses ist ein Bezug zu Ihrer Person nicht mehr vorhanden und auch nicht wiederherstellbar. Die Datenschutzvorschriften finden dann keine Anwendung mehr. Die anonymisierten Daten verwenden wir insbesondere zu Auswertungszwecken.

Wir verarbeiten bzw. speichern Ihre personenbezogenen Daten im Grundsatz für die Dauer der Direktansprache im Rahmen des Active Sourcings, für die Dauer des eigentlichen Bewerbungsverfahrens sowie für die Dauer Ihrer Aktivität im Kandidatenprofil.

Bewerbungsverfahren

Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einer konkreten Bewerbung werden spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (beginnend insbesondere mit der Absage) anonymisiert. Falls uns Ihre Bewerbungsunterlagen nur in Papierform vorliegen, werden wir sie Ihnen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu unserer Entlastung unverzüglich zurücksenden.

Kandidatenprofil

Die Anonymisierung Ihrer personenbezogenen Daten, die im Kandidatenprofil gespeichert sind, erfolgt automatisch bei einer Inaktivität von 6 Monaten (6 Monate lang erfolgte kein Login). Sie werden hierüber im Voraus per E-Mail informiert. Durch erneutes Einloggen verlängert sich der Zeitraum automatisch um weitere 6 Monate. Voraussetzung ist jeweils, dass keine aktive Bewerbung vorliegt. Soweit Sie in Ihrem Kandidatenprofil selbst eine "Löschung" einrichten, erfolgt die Anonymisierung automatisch 6 Monate nach der Einrichtung.

Ausschluss Anonymisierung, Widerruf

Die vorgenannten Angaben zur Anonymisierung gelten nicht, wenn u.a. gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen einer sofortigen Löschung – hier Anonymisierung – entgegenstehen (vgl. Art. 17 Abs. 3 DS-GVO) und/oder ein weiterer Fall des Art. 17 Abs. 3 DS-GVO vorliegt und/oder ein neuer Zweck die weitere Verarbeitung rechtfertigt.

Wir weisen darauf hin, dass der Widerruf einer von Ihnen erteilten Einwilligung zu den in Ziff. 2.4 genannten Zwecken nur bewirkt, dass die jeweilige Verarbeitung (z.B. Versendung von "Job Alerts") von uns unterbunden wird. Durch den Widerruf werden daher keine personenbezogenen Daten anonymisiert.

Eine Datenübermittlung an Stellen (z.B. Tochterunternehmen) in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums EU/EWR (sogenannte Drittländer) erfolgt insbesondere dann, wenn es für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in einem Drittland kann auch im Zusammenhang mit der Einschaltung von Dienstleistern im Rahmen einer Auftragsverarbeitung erfolgen.

Soweit für das betreffende Land kein Beschluss der EU-Kommission über ein dort vorliegendes angemessenes Datenschutzniveau vorliegen sollte, gewährleisten wir – entsprechend Art. 13 Abs. 1 lit. f DS-GVO – im Falle von Übermittlungen gem. Artt. 46, 47 oder 49 Abs. 1 Unterabs. 2 DS-GVO durch geeignete und angemessene Garantien, dass Ihre Rechte und Freiheiten geschützt werden. Informationen zu den geeigneten oder angemessenen Garantien und die Möglichkeit, wie und wo eine Kopie von ihnen zu erhalten ist, können auf Anfrage in der Abteilung für Datenschutz (siehe Kontaktdaten Datenschutz unter Nr. 1 oben) oder der für Sie zuständigen Personalabteilung angefordert werden.

• Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gem. Art. 7 Abs. 3 DS-GVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, bleiben daher rechtmäßig.
• Gem. Art. 15 DS-GVO können Sie Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
• Gem. Art. 16 DS-GVO können Sie die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
  
• Gem. Art. 17 DS-GVO können Sie nach den dort genannten Voraussetzungen die Löschung (hier Anonymisierung) Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, sofern nicht gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen der unverzüglichen Löschung (hier Anonymisierung) entgegenstehen (vgl. Art. 17 Abs. 3 DS-GVO) und/oder ein weiterer Fall des Art. 17 Abs. 3 DS-GVO vorliegt und/oder ein neuer Zweck eine weitere Verarbeitung rechtfertigt.
• Gem. Art. 18 Abs. 1 DS-GVO können Sie die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen, wenn eine oder mehrere Voraussetzungen gem. Art. 18 Abs. 1 DS-GVO lit. a bis d vorliegen.
• Gem. Art. 20 Abs. 1 DS-GVO können Sie die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten sowie diese personenbezogenen Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns übermitteln.
• Ferner können Sie nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen. Im Falle eines Widerspruchs werden wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beenden. Das Widerspruchsrecht gilt jedoch nur bei Vorliegen besonderer Umstände, die sich aus Ihrer persönlichen Situation ergeben. Außerdem können zwingende schutzwürdige Gründe, die für die Verarbeitung sprechen, überwiegen. Zudem können bestimmte Verarbeitungszwecke Ihrem Widerspruchsrecht entgegenstehen.
• Gem. Art. 21 Abs. 2 DS-GVO haben Sie das Recht gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung jederzeit ohne weitere Voraussetzungen Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet (vgl. Art. 21 Abs. 3 DS-GVO).
• Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie zudem das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (vgl. Art. 77 DS-GVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. In diesem Zusammenhang bitten wir Sie jedoch, eine mögliche Beschwerde zunächst an die oben unter Nr. 1 angegebenen Kontaktdaten zu richten.

Sie brauchen nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind (z. B. zum Nachweis gegenüber Behörden). Ohne diese personenbezogenen Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Bewerbungsprozess durchzuführen. Sofern wir darüber hinaus personenbezogene Daten von Ihnen erbitten, werden Sie über die Freiwilligkeit der Angaben gesondert informiert.

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gem. Art. 22 DS-GVO ein. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig in Einzelfällen doch einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.