Aggiornamento: agosto 2020
1. Soggetto responsabile e responsabile della protezione dei dati
PAUL HARTMANN AG
Paul-Hartmann-Straße 12
89522 Heidenheim
Phone: +49-7321-36-0
Fax: +49-7321-36-3636
E-Mail: info@hartmann.info
Potete contattare il nostro responsabile della protezione dei dati all'indirizzo:
PAUL HARTMANN AG
Dipartimento CFO-DPM /Responsabile della protezione dei dati
Paul-Hartmann-Straße 12
89522 Heidenheim
E-Mail: datenschutz@hartmann.info
2. Per quali finalità e su quali basi giuridiche vengono trattati i vostri dati? Da chi riceviamo i vostri dati e che tipo di dati riceviamo?
Trattiamo i vostri dati personali in conformità con il GDPR, la Legge Federale Tedesca sulla Protezione dei Dati (BDSG), la Legge Tedesca sulle Società per Azioni (AktG) e tutte le altre norme di legge applicabili.
Le azioni PAUL HARTMANN AG sono azioni nominative senza valore nominale (azioni a valore unitario). Nel caso di azioni nominative, la Sezione 67 dell'AktG stabilisce che queste devono essere iscritte nel registro delle azioni della società, indicando il nome, la data di nascita e l'indirizzo del socio nonché, nel caso di azioni a valore unitario, il numero di quote o il numero di azioni. In linea di principio, l'azionista è tenuto ad informare la società di tali informazioni.
Di norma, gli istituti di credito coinvolti nell'acquisto, vendita o custodia delle vostre azioni nominative HARTMANN ci invieranno i dati obbligatori e altre informazioni rilevanti per l'aggiornamento del registro delle azioni (ad esempio, oltre ai dati di cui sopra, anche nazionalità, genere e banca di versamento). Ciò avverrà tramite Clearstream Banking AG che, in qualità di depositario centrale, è responsabile del regolamento tecnico delle operazioni in titoli e della custodia delle azioni per le banche.
Utilizziamo i vostri dati personali (ad es. informazioni sugli azionisti e recapiti, numero di azioni, classe di azioni, tipo di proprietà delle azioni, numero del biglietto di ammissione all'Assemblea Generale Annuale) e, se del caso, i dati personali dei rappresentanti degli azionisti per le finalità previste dalla Legge Tedesca sulle Società per Azioni, in particolare per l'aggiornamento del registro delle azioni, la comunicazione con voi in qualità di azionisti e la gestione delle Assemblee Generali Annuali. Il trattamento dei dati personali per tali finalità è obbligatorio per legge. La base giuridica per il trattamento dei vostri dati personali è la Legge Tedesca sulle Società per Azioni congiuntamente all'Art. 6 (1) c del GDPR.
Nel portale degli azionisti, utilizziamo i vostri dati personali solo per lo scopo per il quale ci avete fornito i dati, ad esempio per consentirvi di accedere ai servizi dell'AGM, registrarvi individualmente e accedere al portale degli azionisti elettronicamente, per usufruire della funzione "Password dimenticata", per documentare la vostra registrazione online all'AGM e ordinare biglietti di ingresso, per documentare il vostro ordine online, per documentare la vostra autorizzazione a rappresentarvi all'AGM per delega e qualsiasi istruzione possiate avere disposto, per contattarvi in relazione alle richieste di contatto e di servizio in relazione all'AGM o per garantirvi l'accesso a determinate informazioni.
Inoltre, utilizziamo i vostri dati sulla base degli Art. 6 (1) c e (4) del GDPR per finalità compatibili con quanto sopra (in particolare per la compilazione di statistiche, ad esempio per la presentazione dello sviluppo degli azionisti, del numero di transazioni o delle panoramiche dei principali azionisti).
Inoltre, potremmo anche trattare i vostri dati personali per adempiere ad altri obblighi legali quali requisiti normativi, obblighi di conservazione delle società per azioni, commerciali e fiscali. Al fine di rispettare le disposizioni del diritto societario, ad esempio, quando si autorizzano i delegati nominati dalla Società per l'Assemblea Generale Annuale, dobbiamo registrare i dati che servono come prova di tale 'autorizzazione in modo che possano essere verificati. In questo caso, le rispettive norme di legge e l'Art. 6 (1) c del GDPR fungono come base giuridica per il trattamento.
In singoli casi, trattiamo anche i vostri dati nella misura in cui ciò sia necessario per salvaguardare i legittimi interessi di PAUL HARTMANN AG (Art. 6 (1) f del GDPR), per fini statistici, per inviarvi la relazione annuale del GRUPPO HARTMANN qualora abbiate richiesto di riceverla, per inviarvi informazioni trimestrali (in particolare la nostra rivista per azionisti "Inform"), per partecipare alla nostra Assemblea Generale Annuale come ospite nonché per le riprese fotografiche e video nell'ambito della nostra Assemblea Generale Annuale in cui potreste eventualmente essere fotografati. Nell'ambito delle assemblee generali virtuali, menzioneremo anche il vostro nome quando risponderete alle domande. Il vostro nome può quindi essere annotato dagli altri partecipanti all'Assemblea Generale Annuale. Questo trattamento dei dati è necessario al fine di salvaguardare il nostro legittimo interesse ad avvicinare il più possibile lo svolgimento dell'Assemblea Generale Annuale virtuale ad una Assemblea Generale Annuale fisica e il legittimo interesse degli altri partecipanti all'Assemblea Generale Annuale a conoscere il nome di una persona che pone domande. È possibile opporsi alla citazione della persona in questione. In questo caso, non menzioneremo il vostro nome quando risponderete alle domande.
Se avete fornito il vostro consenso nel nostro portale degli azionisti ad essere contattati tramite comunicazione elettronica per l'invio dell'invito all'Assemblea Generale annuale, nonché per l'invio di ulteriori informazioni da parte di PAUL HARTMANN AG, ad esempio la rivista per azionisti "Inform" per via elettronica, tratteremo in ogni caso il vostro indirizzo e-mail sulla base del consenso da voi fornito (Art. 6 (1) a del GDPR).
Qualora volessimo trattare i vostri dati personali per uno scopo non precedentemente menzionato, vi informeremo in anticipo in conformità con le disposizioni di legge.
Le azioni PAUL HARTMANN AG sono azioni nominative senza valore nominale (azioni a valore unitario). Nel caso di azioni nominative, la Sezione 67 dell'AktG stabilisce che queste devono essere iscritte nel registro delle azioni della società, indicando il nome, la data di nascita e l'indirizzo del socio nonché, nel caso di azioni a valore unitario, il numero di quote o il numero di azioni. In linea di principio, l'azionista è tenuto ad informare la società di tali informazioni.
Di norma, gli istituti di credito coinvolti nell'acquisto, vendita o custodia delle vostre azioni nominative HARTMANN ci invieranno i dati obbligatori e altre informazioni rilevanti per l'aggiornamento del registro delle azioni (ad esempio, oltre ai dati di cui sopra, anche nazionalità, genere e banca di versamento). Ciò avverrà tramite Clearstream Banking AG che, in qualità di depositario centrale, è responsabile del regolamento tecnico delle operazioni in titoli e della custodia delle azioni per le banche.
Utilizziamo i vostri dati personali (ad es. informazioni sugli azionisti e recapiti, numero di azioni, classe di azioni, tipo di proprietà delle azioni, numero del biglietto di ammissione all'Assemblea Generale Annuale) e, se del caso, i dati personali dei rappresentanti degli azionisti per le finalità previste dalla Legge Tedesca sulle Società per Azioni, in particolare per l'aggiornamento del registro delle azioni, la comunicazione con voi in qualità di azionisti e la gestione delle Assemblee Generali Annuali. Il trattamento dei dati personali per tali finalità è obbligatorio per legge. La base giuridica per il trattamento dei vostri dati personali è la Legge Tedesca sulle Società per Azioni congiuntamente all'Art. 6 (1) c del GDPR.
Nel portale degli azionisti, utilizziamo i vostri dati personali solo per lo scopo per il quale ci avete fornito i dati, ad esempio per consentirvi di accedere ai servizi dell'AGM, registrarvi individualmente e accedere al portale degli azionisti elettronicamente, per usufruire della funzione "Password dimenticata", per documentare la vostra registrazione online all'AGM e ordinare biglietti di ingresso, per documentare il vostro ordine online, per documentare la vostra autorizzazione a rappresentarvi all'AGM per delega e qualsiasi istruzione possiate avere disposto, per contattarvi in relazione alle richieste di contatto e di servizio in relazione all'AGM o per garantirvi l'accesso a determinate informazioni.
Inoltre, utilizziamo i vostri dati sulla base degli Art. 6 (1) c e (4) del GDPR per finalità compatibili con quanto sopra (in particolare per la compilazione di statistiche, ad esempio per la presentazione dello sviluppo degli azionisti, del numero di transazioni o delle panoramiche dei principali azionisti).
Inoltre, potremmo anche trattare i vostri dati personali per adempiere ad altri obblighi legali quali requisiti normativi, obblighi di conservazione delle società per azioni, commerciali e fiscali. Al fine di rispettare le disposizioni del diritto societario, ad esempio, quando si autorizzano i delegati nominati dalla Società per l'Assemblea Generale Annuale, dobbiamo registrare i dati che servono come prova di tale 'autorizzazione in modo che possano essere verificati. In questo caso, le rispettive norme di legge e l'Art. 6 (1) c del GDPR fungono come base giuridica per il trattamento.
In singoli casi, trattiamo anche i vostri dati nella misura in cui ciò sia necessario per salvaguardare i legittimi interessi di PAUL HARTMANN AG (Art. 6 (1) f del GDPR), per fini statistici, per inviarvi la relazione annuale del GRUPPO HARTMANN qualora abbiate richiesto di riceverla, per inviarvi informazioni trimestrali (in particolare la nostra rivista per azionisti "Inform"), per partecipare alla nostra Assemblea Generale Annuale come ospite nonché per le riprese fotografiche e video nell'ambito della nostra Assemblea Generale Annuale in cui potreste eventualmente essere fotografati. Nell'ambito delle assemblee generali virtuali, menzioneremo anche il vostro nome quando risponderete alle domande. Il vostro nome può quindi essere annotato dagli altri partecipanti all'Assemblea Generale Annuale. Questo trattamento dei dati è necessario al fine di salvaguardare il nostro legittimo interesse ad avvicinare il più possibile lo svolgimento dell'Assemblea Generale Annuale virtuale ad una Assemblea Generale Annuale fisica e il legittimo interesse degli altri partecipanti all'Assemblea Generale Annuale a conoscere il nome di una persona che pone domande. È possibile opporsi alla citazione della persona in questione. In questo caso, non menzioneremo il vostro nome quando risponderete alle domande.
Se avete fornito il vostro consenso nel nostro portale degli azionisti ad essere contattati tramite comunicazione elettronica per l'invio dell'invito all'Assemblea Generale annuale, nonché per l'invio di ulteriori informazioni da parte di PAUL HARTMANN AG, ad esempio la rivista per azionisti "Inform" per via elettronica, tratteremo in ogni caso il vostro indirizzo e-mail sulla base del consenso da voi fornito (Art. 6 (1) a del GDPR).
Qualora volessimo trattare i vostri dati personali per uno scopo non precedentemente menzionato, vi informeremo in anticipo in conformità con le disposizioni di legge.
3. A quali categorie di destinatari trasmettiamo i vostri dati, se necessario?
Al fine di mantenere il registro delle azioni e di gestire l'Assemblea Generale Annuale (ad esempio per la stampa e l'invio dei documenti di invito o per lo svolgimento della stessa Assemblea Generale Annuale), a volte ci avvaliamo di provider di servizi esterni che avranno accesso ai vostri dati personali nell'ambito dello svolgimento dei compiti loro assegnati. Nell'ambito del trattamento dei dati per conto nostro, i nostri partner sono accuratamente selezionati e sono contrattualmente vincolati ai sensi dell'Art. 28 del GDPR a trattare tutti i dati personali esclusivamente in conformità con le nostre istruzioni. I provider di servizi da noi incaricati tratteranno i vostri dati personali esclusivamente in conformità con le nostre istruzioni e solo nella misura necessaria per l'esecuzione del servizio oggetto del contratto. Tutti i dipendenti di PAUL HARTMANN AG e i dipendenti dei provider di servizi convenzionati che hanno accesso e/o trattano i vostri dati personali sono tenuti a trattare tali dati in modo riservato.
Inoltre, potremmo essere tenuti a trasferire i vostri dati personali ad altri destinatari, come ad esempio le autorità pubbliche, al fine di rispettare gli obblighi di notifica previsti dalla legge. Se partecipate all'Assemblea Generale Annuale, altri azionisti di PAUL HARTMANN AG possono ispezionare tutti i dati personali registrati nell'elenco dei partecipanti, in conformità con la sezione 129 dell'AktG.
4. Destinatari o categorie di destinatari dei dati personali
In linea di principio, trattiamo i vostri dati personali solo all'interno dell'azienda. All'interno della nostra azienda, tali dipartimenti interni o unità organizzative ricevono i vostri dati personali nella misura in cui ne hanno bisogno per soddisfare lo scopo e nell'ambito del trattamento. I destinatari interni dei dati sono obbligati a utilizzare i vostri dati personali solo nella misura summenzionata.
Se trasferiamo i vostri dati personali ad altre persone, aziende o altre terze parti (come le autorità per l'adempimento degli obblighi di notifica legale) o garantiamo loro un altro accesso ai dati personali, ciò avverrà solo sulla base di un'autorizzazione legale. Se incarichiamo terzi del trattamento dei dati personali sulla base di un cosiddetto "contratto di trattamento dei dati" (ad es. per la tenuta del registro delle azioni, per l'invio di documenti di invito o per l'attuazione di un'assemblea generale annuale virtuale ) e quindi assicurarci, tra l'altro, i necessari poteri di influenza o controllo in relazione al trattamento e all'utilizzo dei dati personali, ciò avviene sulla base dell'art. 28 del RGPD. Gli appaltatori agiranno pertanto solo in conformità con le nostre istruzioni. Rimaniamo responsabili nei vostri confronti della legittimità del trattamento dei dati.
5. Per quanto tempo conserviamo i vostri dati?
In linea di principio, anonimizziamo o cancelliamo i vostri dati personali non appena non sono più necessari per le finalità sopra indicate, quando i dati personali non sono più necessari per qualsiasi procedimento amministrativo o legale e non ci sono altri obblighi legali di fornire prove o conservare i dati (ad esempio ai sensi della Legge Tedesca sulle Società per Azioni, del Codice Commerciale Tedesco, del Codice Fiscale Tedesco) o non ci sono altre giustificazioni per la conservazione dei dati. Dopo la vendita delle vostre azioni, dobbiamo conservare regolarmente i dati memorizzati nel registro delle azioni per altri 10 anni. Inoltre, conserviamo i dati personali solo in singoli casi se ciò è necessario in relazione a reclami avanzati nei confronti della nostra azienda (il termine massimo di prescrizione legale è di trent' anni).
6. Elaborazione dei dati personali in un paese terzo
Il trattamento dei vostri dati personali avviene esclusivamente nel territorio della Repubblica Federale Tedesca o in un altro stato membro dell'Unione Europea o in un altro stato parte dell'Accordo sullo Spazio Economico Europeo. Tuttavia, se il trattamento - e quindi allo stesso tempo il trasferimento - dei vostri dati personali a paesi terzi (ad es. Stati Uniti) è necessario, in particolare in relazione al coinvolgimento di fornitori di servizi nel contesto del trattamento dei dati personali per conto, ci assicureremo che i requisiti legali specifici per tali operazioni di trattamento siano soddisfatti e quindi che prevalga un livello adeguato di protezione dei dati nel rispettivo paese terzo. Ciò include, in particolare, verificare se la Commissione Europea ha deciso che esiste un livello di protezione adeguato in un paese terzo (cfr. art. 45 del GDPR) o se sono in atto garanzie adeguate o adeguate (ad es. clausole standard di protezione dei dati) e l'applicazione dei tuoi diritti è garantita, nonché se sono in atto misure tecniche e organizzative sufficienti per proteggere i vostri dati personali.
Informazioni sulle garanzie appropriate o adeguate, e su come e dove ottenerne una copia, sono disponibili su richiesta alla Protezione dei dati tramite i canali di contatto indicati nella presente Informativa sulla privacy.
7. Quali sono i vostri diritti in materia di protezione dei dati?
In caso di domande o reclami relativi alla protezione dei dati, non esitate a contattarci. Troverete i nostri recapiti alla fine di queste informazioni sulla protezione dei dati. Tali diritti comprendono il diritto di accedere ai vostri dati memorizzati ai sensi dell'Art. 15 del GDPR, il diritto di rettifica dei vostri dati ai sensi dell'Art. 16 del GDPR, il diritto di cancellazione dei vostri dati ai sensi dell'Art. 17 del GDPR e il diritto di limitazione del trattamento dei dati ai sensi dell'Art. 18 del GDPR. Inoltre, avete la possibilità di contattare l'autorità di vigilanza competente.
Diritto di opposizione (Art. 21 del GDPR): Qualora i vostri dati vengano trattati al fine di salvaguardare interessi legittimi (Art. 6 (1) f del GDPR), potete opporvi a tale trattamento nel caso in cui vi siano motivi legati alla vostra situazione particolare che sono in conflitto con il trattamento dei dati. Si prega di inviare la richiesta di obiezione all'indirizzo indicato alla fine della presente Informativa sulla Privacy.
Diritto di recesso (Art. 7 (3) del GDPR): Qualora i vostri dati personali vengano da noi trattati sulla base del vostro consenso, potrete revocare tale consenso in qualsiasi momento. Si prega di inviare la richiesta di recesso all'indirizzo indicato alla fine della presente Informativa sulla Privacy. In alternativa, potete utilizzare il portale degli azionisti (https://investor.computershare.de/paul-hartmann#/login).
Diritto alla portabilità dei dati (Art. 20 del GDPR): Qualora i vostri dati personali vengano da noi trattati sulla base del vostro consenso (Art. 6 (1) a del GDPR), avete il diritto di ricevere i dati personali che vi riguardano in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico.
8. Ambito degli obblighi per la fornitura dei vostri dati personali
Dovete fornire i dati personali necessari per l'istituzione, l'esecuzione e la cessazione del rapporto di azionista o che generalmente richiediamo a tale scopo o che siamo legalmente obbligati a raccogliere. Se vi chiediamo ulteriori dati personali, le informazioni che fornirete sono sempre volontarie.
9. Processo decisionale automatizzato in singoli casi (inclusa la profilazione)
Non utilizziamo processi decisionali automatizzati ai sensi dell'art. 22 del RGPD. Se in futuro utilizzeremo tale procedura in singoli casi, vi informeremo separatamente se ciò è richiesto dalla legge.